Contabilizar facturas automáticamente: del PDF al asiento sin teclear
La IA lee cada factura recibida, extrae los datos contables y deja el registro listo para que lo valides antes de contabilizar. Sin plantillas por proveedor y sin programar.
Pasa de la factura al asiento contable sin entrada manual de datos
Cada factura recibida llega en un formato distinto y termina igual: alguien la abre, lee la base, el IVA y el total, y lo teclea en el programa contable. Contextual Docs hace ese trabajo por ti. Sube o conecta tus facturas y la IA lee cada una, extrae los datos contables y deja el registro listo para que lo valides antes de contabilizar.
Es la forma de contabilizar facturas automáticamente sin plantillas por proveedor y sin programar: eliges el conector de tu programa contable y el flujo viene con los campos ya definidos, o lo describes tú en lenguaje natural si prefieres otra cosa. En los dos casos la IA se adapta a cualquier factura. Tú apruebas, la IA hace el grueso.
Empieza gratis con 300 créditos al mes y sin tarjeta. Verás el resultado sobre tus propias facturas en segundos.
PDF, foto, escaneo o Excel: la IA se adapta a cada formato y tú no configuras ninguno.
El coste real de contabilizar facturas a mano en una gestoría
Contabilizar factura a factura no es solo lento, es caro y frágil. En una asesoría o gestoría (o en el departamento de administración de una pyme) el tecleo manual se come horas todos los meses y multiplica el riesgo justo en el cierre.
- Horas de tecleo repetitivo. Abrir el PDF, copiar base, IVA, total, NIF y número de factura, una por una, proveedor tras proveedor.
- Errores que cuestan caro. Un dígito mal en la base imponible o un tipo de IVA equivocado se arrastra hasta el modelo y obliga a rehacer.
- Cuellos de botella en el cierre. Cuando se acumula el papeleo de fin de mes, la contabilización se convierte en el embudo que retrasa todo lo demás.
- Dependencia de quien sabe. El conocimiento de cada proveedor vive en la cabeza de una persona; si falta, el ritmo se cae.
Por qué Contextual Docs contabiliza mejor: la mejor precisión del mercado, hasta el 100%
La duda que frena a cualquiera es la misma: «¿y si la IA falla y acabo revisándolo todo igual?». Por eso lo importante no es solo que lea rápido, sino que acierte, sobre los datos que de verdad importan: base, IVA, total, NIF e IBAN. Cuando la extracción es fiable de verdad, dejas de revisar línea a línea y pasas a validar solo lo crítico.
Sin plantillas por proveedor: le pides en lenguaje natural qué extraer
La mayoría de OCR funcionan con un asiento predefinido y una plantilla por proveedor: cada formato nuevo es una configuración nueva y se rompe cuando el proveedor cambia el diseño. Aquí le dices en lenguaje natural qué necesitas (base, IVA, total, NIF, IBAN, líneas de detalle) y la IA lo localiza venga en el formato que venga. Lo configuras en segundos.
Validación humana lado a lado: tú decides qué asientos apruebas
La IA hace el grueso y tú pones el visto bueno donde quieras ponerlo. Ves la factura original a la izquierda y los datos extraídos a la derecha, con cada importe resaltado sobre el documento. Compruebas de un vistazo que base, IVA y total son correctos, corriges si hace falta y apruebas. Cuando un flujo ya te da confianza, lo pasas a automático y deja de pedirte aprobación.
Tus datos en la UE, cifrados y bajo RGPD: no entrenamos con tus facturas
Tus datos se alojan en la Unión Europea y viajan cifrados, con tratamiento conforme al RGPD y alineado con el ENS Medio. No entrenamos modelos con tus documentos: tus facturas son tuyas y se usan solo para extraer lo que tú pides. Tienes el detalle en Seguridad.
No configuras nada: el conector de tu programa ya viene hecho
Eliges tu programa contable y el flujo llega con los campos del asiento ya definidos y bloqueados: base, IVA, total, NIF y líneas de detalle en el formato que tu ERP espera. No decides tú qué extraer ni cómo mapearlo, porque ya está resuelto. Y si usas un programa que no está en la lista, lo defines en lenguaje natural en segundos.
Sobre los campos que de verdad importan: base, IVA, total, NIF e IBAN. Y validas antes de contabilizar.
Cómo funciona la contabilización automática de facturas, paso a paso
El flujo es siempre el mismo y es demostrable de principio a fin: las facturas entran, la IA extrae, tú validas y los datos salen a tu programa contable. Cuatro pasos.
- 1
Sube o conecta tu origen: Drive, OneDrive, Dropbox, email o API
Las facturas recibidas ya viven en algún sitio, así que no las muevas a mano. Sube los archivos directamente, conecta tu Google Drive, OneDrive o Dropbox, recíbelas por correo o intégralo con tu sistema vía API. La ingesta es agnóstica al origen.
- Drive
- OneDrive
- Dropbox
- API
- 2
La IA extrae base, IVA, total, NIF y líneas de detalle
La IA lee cada factura y extrae los campos contables que necesitas para el asiento: base imponible, desglose de IVA por tipo, total, NIF del emisor, número y fecha, IBAN y las líneas de detalle. Como defines la extracción en lenguaje natural, pides exactamente los campos de tu plan contable.
- Base
- IVA
- Total
- NIF
- IBAN
- 3
Revisas y validas el asiento antes de exportar
Aquí decides cuánto control quieres. Revisas el resultado con la factura y los datos lado a lado, con cada importe resaltado sobre el original, corriges lo que haga falta y validas. Y si un flujo ya te da confianza, lo dejas en automático y la factura sale sin que tengas que aprobarla.
- Lado a lado
- Revisión o automático
- 4
Exportas a tu programa contable: Odoo, A3, Sage, ContaSol, Holded o SAP
Cuando el asiento está validado, sale solo a tu programa contable. Eliges el conector de tu ERP y la factura de compra se crea allí sin que teclees nada: Odoo, A3, Sage, ContaSol, Holded o SAP. Y si trabajas con otro, los datos siguen saliendo a Excel, a Google Sheets, a un webhook o a tu API, con Make, Zapier o n8n. No te casas con ningún programa contable.
- Odoo
- A3
- Sage
- ContaSol
- Holded
- SAP
Cuánto tiempo ahorras al automatizar la contabilización de facturas
El ahorro es directo y se nota el primer mes. Al eliminar el tecleo recuperas en torno al 70-80% del tiempo que hoy dedicas a contabilizar factura a factura, y el 100% en los flujos que dejas en automático. De paso desaparecen los errores que aparecen al copiar base, IVA y total a mano.
Revisas el asiento con la factura al lado y lo apruebas. Desaparece el tecleo y el control sigue siendo tuyo.
Cuando un flujo ya te da confianza, lo dejas en automático: la factura entra y el asiento sale sin que toques nada.
- Menos horas en administración
El equipo deja de transcribir y pasa a validar, que es mucho más rápido.
- Menos errores en el cierre
Sin tecleo no hay erratas de dígito ni tipos de IVA cruzados: menos correcciones y menos sustos en los modelos.
- Cierres más ágiles
El embudo de fin de mes se descongestiona porque la contabilización deja de depender de horas-persona.
El rango real depende de tu volumen y del estado en que te lleguen las facturas. En la calculadora lo ajustas a tus números.
Más allá de la factura: clasifica y organiza todo tu papeleo solo
Las facturas son el caso más claro, pero por tu mesa también pasan albaranes, nóminas, contratos, recibos y extractos, y todos sufren el mismo tecleo. Contextual Docs trata todo ese flujo igual.
- Clasifica por tipo de documento
Automáticamente, así que no separas montones a mano.
- Organiza en Carpetas Inteligentes
Con reglas de destino, de modo que cada documento acaba donde tiene que estar.
- Extrae los datos que definas
De cada tipo de documento, no solo de las facturas.
Es el hueco que las herramientas centradas solo en el asiento no cubren. Descúbrelo en el software de gestión documental.
Contabilización automática y la nueva normativa de facturas recibidas (VeriFactu y SII)
La regulación va hacia un mundo donde las facturas que recibes llegan cada vez más en formato electrónico y estructurado. VeriFactu obliga a tus proveedores a emitir desde sistemas verificables, la factura electrónica entre empresas ya tiene reglamento y el SII lleva años marcando el ritmo de suministro a Hacienda. Para quien recibe facturas los tres significan lo mismo: más volumen, más formatos y menos margen para tener los datos limpios y validados a tiempo.
- Desde 2017En vigor El SII: cada factura que recibes tiene fecha límite
El Suministro Inmediato de Información obliga a enviar los registros de tus libros de IVA a la Agencia Tributaria en cuestión de días, en vez de esperar al trimestre. Afecta a grandes empresas, a quien está en REDEME y a los grupos de IVA. Si es tu caso, cada factura que se queda en el montón sin registrar te come plazo.
- 1 de enero de 2027VeriFactu Tus proveedores que son sociedades
Las entidades que presentan Impuesto sobre Sociedades deben tener adaptados sus sistemas de facturación, según el Real Decreto-ley 15/2025. Desde ese día, buena parte de lo que te llega sale de un sistema verificable, con su registro y su código QR.
- 1 de julio de 2027VeriFactu El resto, autónomos incluidos
Entra el resto de obligados tributarios. A partir de ahí, prácticamente todas las facturas que recibes vienen de un sistema de facturación adaptado.
- Fecha por fijarFactura B2B La factura electrónica entre empresas
El RD 238/2026 ya está publicado y fija el formato estructurado y las vías de intercambio. El reloj arranca cuando entre en vigor la orden ministerial que lo desarrolla: doce meses después para quien factura más de 8 millones y veinticuatro para todos los demás.
Preguntas frecuentes sobre contabilizar facturas con IA
¿Qué significa contabilizar facturas automáticamente con Contextual Docs?
Que dejas de teclear factura por factura. Subes los PDF, imágenes, Word o Excel y la IA lee cada documento y extrae los datos que necesita tu contabilidad: importe total, base, IVA, fecha, número de factura, NIF del proveedor, IBAN y las líneas de detalle. Después clasifica cada factura por tipo y la deja lista para exportar a tu programa contable o a Excel. Tú pasas de meter datos a mano a revisar y aprobar, que es donde de verdad aportas valor.
¿Hay que crear plantillas o programar algo para cada proveedor?
No, y esa es una de las grandes diferencias. Olvídate de configurar una plantilla por cada formato de factura. Le describes en lenguaje natural qué quieres sacar (por ejemplo, importe total, base imponible, IVA y NIF del proveedor) y la IA lo entiende y lo aplica a facturas de cualquier proveedor, vengan como vengan. Lo dejas configurado en segundos, sin tocar código y sin depender de informática.
¿Es fiable? Me da miedo que la IA falle y acabe revisando todo igual.
Es la preocupación más razonable y la respuesta es la precisión. Contextual Docs ofrece la mejor precisión del mercado, hasta el 100%, así que no acabas revisando una a una como si lo hicieras a mano. Además tienes validación humana donde importa: la IA hace el grueso y tú validas solo lo crítico, viendo el documento y el dato extraído lado a lado. El resultado es que ahorras horas de verdad en lugar de cambiar un trabajo manual por otro.
¿Lo puedo probar sin pagar antes de decidirme?
Sí. Tienes un plan gratis con 300 créditos al mes y sin tarjeta, así que pruebas con tus propias facturas y compruebas la precisión antes de poner un euro. Si te encaja y necesitas más volumen, los planes de pago empiezan en 24,99 EUR al mes y pagas por uso, sin licencias caras ni permanencia que te ate. Tienes el detalle en Precios.
¿Dónde acaban los datos? ¿Va a mi programa de contabilidad o solo a Excel?
A donde tú trabajes. Si usas Odoo, A3, Sage, ContaSol, Holded o SAP, conectas tu cuenta una vez y la factura de compra se crea sola allí, ya con base, IVA, total y NIF. Si usas otro programa, exportas a Excel o Google Sheets, o disparas los datos a un webhook o a tu API para integrarlo con tus automatizaciones. La idea es que la factura entre por un lado, se procese sola y salga en el destino que usas cada día, sin pasos manuales en medio.
¿De dónde lee las facturas? Las recibo por correo y en la nube.
De tu origen habitual. Puedes subirlas a mano o conectar Google Drive, OneDrive o Dropbox, recibirlas por un correo dedicado o mandarlas por API. Así la entrada se automatiza: las facturas que te llegan al correo o a una carpeta de la nube entran solas al flujo y se contabilizan sin que tengas que moverlas tú.
Mis facturas no vienen todas en PDF, ¿también lee fotos o escaneos?
Sí. Trabaja con PDF, imágenes (fotos y escaneos), Word y Excel. Da igual que el proveedor te mande un PDF limpio, una foto del móvil o un escaneo, la IA lee el documento y extrae los datos igual. No tienes que estandarizar antes lo que te llega.
¿Mis datos están seguros y cumple con la normativa?
Sí, y para una asesoría o un departamento de administración esto es innegociable. Los datos se alojan en la Unión Europea, van cifrados y el tratamiento cumple el RGPD, además de estar alineado con el ENS de nivel Medio. Y algo importante: tus documentos no se usan para entrenar modelos de IA, se procesan para darte el resultado y ya. Tienes el detalle en Seguridad.
Llevo muchas empresas o muchos proveedores, ¿me ayuda a no perderme entre tanta factura?
Sí, organiza la información sola. Además de extraer los datos, clasifica cada factura por tipo y las agrupa en Carpetas Inteligentes, con reglas que mandan cada documento a su destino. En lugar de carpetas sueltas y archivos mezclados, acabas con todo ordenado por cliente, proveedor o categoría sin tener que clasificarlo tú a mano.
¿Para quién encaja mejor esto?
Sobre todo para responsables de administración y contabilidad de pymes y para titulares de gestorías, asesorías y despachos que tramitan mucha factura recibida. También para cualquier organización con alto volumen documental. Si tu día se va en pasar facturas a la contabilidad, el cálculo es sencillo: ahorras horas y cometes menos errores, y empiezas gratis para ver el retorno antes de comprometerte.
¿No encuentras tu caso? Habla con nosotros y te ayudamos a encajarlo.