Cómo usar Contextual Docs

Todo empieza en la pantalla de inicio: un único campo donde dejas tu documento y escribes qué quieres sacar de él. Sin formularios, sin configurar nada antes.

1. Adjunta o arrastra el archivo. Pulsa el clip 📎 o arrastra el PDF o la imagen al campo del chat (de momento soportamos esos dos formatos). Puedes subir varios a la vez.
2. Explícale qué quieres extraer y cómo decidirlo. Piensa en cómo extraes hoy esos datos a mano y descríbelo en lenguaje natural. Incluye las reglas mentales que aplicas tú sin pensar — esas que la IA u otra persona no podrían adivinar si no se las cuentas. Por ejemplo: «extrae el total de la factura; si aparecen varios, quédate con el que incluye IVA», «sácame el NIF del proveedor, no el del cliente», «la fecha es la de emisión, no la de vencimiento».
3. Pulsa enviar. Contextual Docs analiza tu petición y genera al instante un flujo de extracción a medida — reutilizable y editable más adelante — que se ajusta exactamente a lo que has pedido. Te lleva al siguiente paso con ese flujo ya preparado para que lo confirmes o lo ajustes antes de lanzar la extracción.

Contextual Docs te lleva al asistente de extracción. A la izquierda están los documentos que acabas de subir; a la derecha, el flujo de extracción que se ha creado a medida para tu petición, ya seleccionado.

1. Revisa la previsualización del flujo. En «Flujos de extracción», el flujo recién creado aparece ya seleccionado con una previsualización de los campos que va a extraer (por ejemplo: Número de Factura, Fecha de Emisión, Emisor, Receptor, Base Imponible, IVA y Total Factura). Despliega cada campo para ver su descripción y el formato esperado.
2. Configura, cambia o crea otro flujo. Pulsa «Configurar» en la tarjeta del flujo si quieres ajustar los campos o las reglas antes de lanzar. También puedes elegir otro flujo de la lista, usar uno de la comunidad o crear uno desde cero con «+ Crear flujo».
3. Pulsa «Extraer datos ahora». Verás un coste estimado en créditos según el número de páginas. Si ya procesaste antes el mismo documento, esas páginas no se vuelven a cobrar; el coste final depende del número de datos finalmente extraídos. La extracción dura unos segundos.

Aquí es donde tú validas lo que ha sacado la IA. La pantalla está dividida en dos: el documento original a la izquierda, los campos extraídos a la derecha. Comparas, corriges si hace falta y apruebas.

1. Haz clic en un campo y Contextual Docs te lo señala en el documento. Al seleccionar cualquier campo, el visor resalta automáticamente en verde de dónde lo ha sacado la IA en el PDF. Confirmas de un vistazo si es correcto, sin tener que buscarlo.
2. Edita lo que no esté bien. Si la IA se ha equivocado, haz clic en el valor del campo, corrígelo y pulsa Enter para saltar al siguiente. Tus cambios se confirman cuando apruebas el documento: hasta entonces puedes seguir ajustando.
3. Sabes qué has tocado y qué no. Cada campo lleva un check gris junto a su nombre mientras revisas; si editas un valor, ese check pasa a una aspa roja para que veas de un golpe de vista qué has modificado. Al aprobar el documento, todos los checks se ponen en verde.
4. Aprueba con un atajo. Cuando todo esté correcto, pulsa «Aprobar y Continuar con el Siguiente» o usa el atajo CTRL+ENTER (CMD+ENTER en Mac). Pasarás directo al siguiente documento del lote.

Contextual Docs hace dos cosas con tus documentos: extraer datos y clasificarlos. El recorrido que acabas de hacer (subir → confirmar flujo → revisar) es idéntico para clasificación. Solo cambian tres detalles.

1. Cambia a la pestaña de clasificación. En la página de inicio, en lugar de «Extraer datos» pulsa «Clasificar documentos».

   

2. Le pides categorías, no campos. En vez de «extrae número, fecha y total», escribe algo como «clasifica este documento como factura, nota simple o albarán» — o por urgencia, por departamento, por cliente. Contextual Docs genera el flujo de clasificación correspondiente y te lo deja preseleccionado en el asistente.

   

3. Validas la categoría, no los valores. La pantalla de revisión es la misma que en extracción, pero en vez de comprobar valor por valor confirmas la categoría que la IA ha asignado al documento. Si está mal, la cambias y apruebas con CTRL+ENTER.

   

Lo realmente potente es combinar las dos: un flujo de clasificación decide el tipo de documento y, según la categoría, dispara automáticamente el flujo de extracción que toca. Lo enlazas en «Configurar → Conectar Con» del flujo de clasificación. Así, una factura recibe el tratamiento de factura y un albarán el de albarán sin que hagas ningún esfuerzo.

Si vas a procesar muchos documentos parecidos, no tienes que repetir el prompt: cada petición que haces queda guardada automáticamente como Flujo reutilizable. Lo refinas desde «Configurar» — un asistente de 3 pasos que controla todo lo que el flujo hace. Este paso cubre los dos primeros (Configuración y Vista Previa). Los detalles los desarrollamos sobre flujos de extracción; al final del paso tienes las equivalencias si el tuyo es de clasificación.

1. Crea un flujo nuevo o edita uno existente. En la página de Extraer datos o Clasificar documentos, pulsa «+ Crear flujo» y describe en el chat lo que quieres — Contextual Docs genera el flujo, lo deja guardado y te abre directamente su panel de Configurar. Si quieres editar un flujo ya creado, pulsa «Configurar» sobre su tarjeta.
2. Configuración → datos del flujo. Ponle un nombre al flujo y decide si es Público (Comunidad) o Privado. La visibilidad determina si otros usuarios pueden reutilizarlo desde la comunidad o si se queda solo para ti.
3. Configuración → datos a extraer. Por cada dato a extraer defines cuatro cosas. Nombre: corto y único — será la cabecera de tu columna en Excel. Formato: texto, fecha, número, categorías fijas, tabla, grupo… (lo desarrollamos en el siguiente punto). Descripción: aquí está el secreto del flujo. Es el prompt que la IA leerá ante cada documento, así que cuanto más concreta seas — qué buscar, dónde suele aparecer, en qué formato lo quieres, qué casos ignorar — mejor saldrá la extracción. Obligatorio: actívalo cuando el dato SIEMPRE deba aparecer en ese tipo de documento (número de factura, total, NIF del emisor…) y desactívalo para campos que pueden faltar legítimamente (dirección de envío opcional, descuentos, líneas de detalle no siempre presentes). Así la IA no se inventa valores cuando no encuentra el dato. Pasa el ratón por la pastilla dorada «Tutorial» (icono de bombilla) para abrir una guía con ejemplos buenos y malos.

   

4. Usa formatos inteligentes y estructuras complejas. Más allá del texto plano: «Categorías fijas» limita la respuesta a un conjunto cerrado (Soltero | Casado), «Fecha» fuerza un formato de salida («12 de Ene» → «12/01/2024»), «Tabla» captura elementos repetitivos (líneas de factura: Cantidad, Descripción, Precio) y «Grupo de Datos» anida campos relacionados como «Datos del Emisor».

   

5. Vista Previa → simula antes de gastar créditos. La app genera una tabla de ejemplo con datos sintéticos sobre cómo quedaría la extracción con tu configuración. Si una columna sale rara, vuelves a Configuración y ajustas. Para los grupos, decides si quieres una columna por campo o todo en una sola celda.

   

6. Si tu flujo es de clasificación, las equivalencias. Donde aquí leíste «datos a extraer», en clasificación se llama «Categorías de clasificación»; para definir una categoría solo necesitas Nombre y Descripción — no hay formato ni Obligatorio, porque cada documento entra en exactamente una categoría. Los formatos inteligentes no aplican. La Vista Previa, en lugar de una tabla de columnas, te enseña a qué categoría asignaría documentos de ejemplo.

   

El tercer paso del Configurar de un flujo, «Conectar Con», es donde el flujo cobra vida: decides qué pasa con los datos una vez extraídos. Aquí es donde Contextual Docs deja de ser una herramienta de extracción manual y se convierte en automatización real.

1. Aterriza los documentos en una Carpeta Inteligente. Tres modos. Carpeta concreta: todos los documentos van al mismo sitio. Carpeta por categoría (solo en flujos de clasificación): cada documento aterriza automáticamente en la carpeta de su tipo (facturas en «Facturas», nóminas en «Nóminas»…). Carpeta por campos extraídos: el nombre se genera con una plantilla del estilo «Factura_{Proveedor}» usando los datos que la IA acaba de sacar. La app crea la carpeta si no existe y reutiliza la que ya esté, con tolerancia a variantes («García López» y «garcia-lopez» caen en la misma) ajustable.

   

2. Encadena con otro Flujo. Aquí está la magia. Un flujo de clasificación decide el tipo del documento y, según la categoría, dispara el flujo de extracción que toca. O al revés: extraes datos y, según los valores extraídos, cada documento sigue su camino — encadena otro flujo, aterriza en una Carpeta Inteligente concreta, se sincroniza con una nube específica o dispara un webhook a tu aplicación. Las reglas que orquestan todo esto se definen en el punto 5 de esta sección. Es lo que monta pipelines completos sin código.
3. Sincroniza con Drive, OneDrive o Dropbox. Si quieres que los documentos procesados acaben también en la nube del equipo, conecta una de las tres integraciones de almacenamiento desde esta misma pestaña.
4. Envía a tu aplicación vía Webhook. Tu backend recibe un POST con los resultados en JSON, autenticado con un token secreto que tú defines (Authorization: Bearer). El modal incluye ejemplos de código listos para copiar en Node.js, Python, PHP, Go, Java y cURL, más un tab con el esquema JSON del payload para que tu equipo pueda tipar el endpoint receptor.

   

5. Crea reglas condicionales para destinos distintos. Por defecto los destinos aplican a «Todos los documentos», pero puedes añadir reglas (por ejemplo, «Si el Cliente es Raúl Sánchez») que envían ciertos documentos a sitios distintos según el valor de un campo extraído. Combinable con todo lo anterior.

   

6. Si tu flujo es de clasificación, las equivalencias. Donde aquí leíste «Reglas» (punto anterior), en clasificación son directamente las propias Categorías: cada categoría detectada puede tener sus propios destinos sin necesidad de definir condiciones — el tipo del documento ya es la condición. El resto (Carpetas Inteligentes, encadenar flujos, sincronización con la nube y Webhook) funciona idéntico.

Una vez extraídos los datos, ¿dónde guardas los documentos? En Carpetas Inteligentes. Son agrupaciones tuyas, con jerarquía y etiquetas, para que encuentres cualquier cosa en segundos.

1. Crea carpetas con jerarquía. Hasta 5 niveles de profundidad. Por ejemplo: Facturas → 2026 → Q1 → Proveedor X.
2. Etiqueta tus carpetas. Añade etiquetas (tags) a cualquier carpeta — «urgente», «revisado», «cliente A»… — y filtra por ellas en el listado para encontrar al vuelo lo que buscas.
3. Los documentos llegan solos. Cada documento procesado aterriza automáticamente en la Carpeta Inteligente que le toque, según los destinos que configuraste en «Conectar Con» (paso 6). Sin archivar a mano: tú configuras una vez y todos los documentos siguientes se ordenan solos en su carpeta.
4. Reorganiza cuando lo necesites. Puedes mover una carpeta entera de sitio dentro de la jerarquía (con sus subcarpetas y documentos), renombrarla o eliminarla. Si tu negocio cambia o ves que la organización inicial se queda corta, la rehaces sin tener que volver a procesar nada.

Más allá del botón de subir, tienes varios caminos para que los documentos lleguen a Contextual Docs. Algunos te ahorran clicks puntuales; otros automatizan la entrada de verdad.

1. Importa desde Drive, OneDrive o Dropbox. Cuando subas documentos a un flujo, puedes elegirlos directamente desde tu nube en lugar de bajarlos antes a tu equipo. Conexión un clic con cada proveedor.
2. Activa la entrada por email. En la tarjeta del flujo pulsa el icono de sobre y dale a «Activar correo para este flujo»: Contextual Docs genera al instante una dirección única para ese flujo. Reenvía a esa dirección o pide a tus proveedores que envíen sus documentos ahí — los adjuntos se procesan al recibirse, sin tocar la app. Por seguridad, en el mismo popover defines los Remitentes Autorizados (correos sueltos como juan@empresa.com o dominios enteros como @empresa.com) que pueden mandar al flujo; el resto se ignora. Si prefieres autorizar a todo tu equipo de una vez para cualquiera de tus flujos, hazlo desde Ajustes → Seguridad → Acceso por correo. Es el camino más automático de los cuatro apartados de esta sección.

   

3. Sube vía API REST. Si tienes un ERP, un CRM o un backend propio, súbele documentos a procesar con POST /api/v1/public/extract (multipart/form-data: tu archivo + el schema_id del flujo, que obtienes con GET /schemas). Recoges los resultados de dos formas, a tu elección: por polling sobre GET /jobs/{job_id} con el id que devuelve el extract, o por webhook si configuraste uno en el flujo (sección 6) — en ese caso te llegan empujados al endpoint que indicaste en cuanto el job termina. Tienes la referencia completa con ejemplos en cURL/Node/Python/PHP/Go/Java en el modal «Referencia de la API Pública» dentro de la app.

   

4. Orquesta con Make, Zapier o n8n. No tenemos conectores nativos publicados, pero al exponer una API REST (apartado 3) estándar puedes orquestarla desde cualquiera de ellos con un nodo HTTP genérico. Cualquier paso «antes» (preparar el documento) o «después» (mover el resultado a tu sistema) cabe ahí, sin escribir código de servidor.

Aparte de los destinos automáticos que ya configuraste en <a href="#conectar-con">«Conectar Con» (paso 6)</a>, siempre puedes bajarte los datos a tu equipo en el formato que tu hoja de cálculo o tu sistema esperen. El botón «Descargar resultados» del historial de extracciones abre un modal con dos pestañas: una para los <strong>datos</strong> extraídos y otra para los <strong>documentos</strong> originales.

1. Pestaña Datos: Excel, CSV o Word. Eliges el formato que mejor encaje con tu sistema: Excel (.xlsx), CSV (con el separador que tu hoja entienda — coma, punto y coma, barra, tabulador o uno personalizado) o Word (.docx). Tanto en Excel como en CSV puedes incluir una columna adicional con el nombre renombrado del documento según la plantilla del flujo.

   

2. Pestaña Documentos: los archivos originales en ZIP. Te llevas también los documentos procesados, no solo sus datos. Decides si los nombres van originales o renombrados con la información que la IA acaba de extraer: en flujos de extracción usa los datos extraídos (ej. Factura_2026-05-12_AcmeSA.pdf), en clasificación usa la categoría asignada (ej. Factura_documento-original.pdf). Si es un flujo de clasificación, eliges además si el ZIP va plano (todo junto) o agrupado por categorías en subcarpetas.

   

3. Salida automática: ya está montada. Si lo tuyo es que la salida pase sola — Carpeta Inteligente, Drive/OneDrive/Dropbox, webhook a tu sistema — eso lo configuraste en la sección 6 («Conectar Con») y se dispara cada vez que apruebas un documento. No tienes que bajarte nada a mano.